Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон) и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности, которые принимает Индивидуальный предприниматель Филимонов Егор Анатольевич (далее — Оператор).

1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые Оператор получает от пользователей сайта SOTRIX (далее — Сайт) через его формы, а также в переписке и переговорах, начатых через Сайт.

1.3. Политика опубликована в свободном доступе на Сайте по адресу /privacy во исполнение части 2 статьи 18.1 Закона. Ссылка на неё размещена в каждой форме Сайта и в его нижней части.

1.4. Отправляя форму на Сайте с отметкой о согласии, пользователь подтверждает, что ознакомился с Политикой, принимает её условия и даёт согласие на обработку своих персональных данных в описанных ниже целях и объёме. Если пользователь не согласен с Политикой, ему следует воздержаться от передачи данных через Сайт и связаться с Оператором иным способом.

1.5. Термины «персональные данные», «оператор», «обработка», «автоматизированная обработка», «предоставление», «блокирование», «уничтожение», «обезличивание» используются в значениях статьи 3 Закона.

2. Оператор

2.1. Оператор персональных данных — Индивидуальный предприниматель Филимонов Егор Анатольевич, ОГРНИП 321774600342371, ИНН 770174723202. Адрес: 105005, Россия, г. Москва, Бригадирский переулок, д. 13.

2.2. Обращения по вопросам обработки персональных данных принимаются на электронную почту hello@sotrix.tech и почтой по адресу Оператора. Ответственный за организацию обработки персональных данных — Оператор лично (статья 22.1 Закона).

3. Правовые основания обработки

3.1. Оператор обрабатывает персональные данные на следующих основаниях:

• согласие субъекта персональных данных (пункт 1 части 1 статьи 6 Закона), выражаемое отметкой в форме Сайта перед отправкой;
• необходимость обработки для заключения и исполнения договора, стороной или выгодоприобретателем которого является субъект персональных данных либо представляемая им компания (пункт 5 части 1 статьи 6 Закона), — при подготовке коммерческого предложения и заключении договора;
• необходимость обработки для осуществления прав и законных интересов Оператора (пункт 7 части 1 статьи 6 Закона) — для защиты Сайта от автоматических отправок и злоупотреблений;
• Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (статья 18) — в части информационных писем, на которые дано отдельное согласие;
• лист записи ЕГРИП и иные документы, определяющие деятельность Оператора.

3.2. Согласие на получение информационных писем о решениях Оператора (рассылка) даётся отдельной отметкой, независимо от согласия на обработку персональных данных, и не является условием для получения ответа на обращение. Без этой отметки пользователю не направляются никакие письма, кроме ответа по существу его обращения.

4. Какие данные обрабатываются

4.1. Категории субъектов персональных данных: пользователи Сайта, отправившие форму обратной связи или прошедшие бесплатную диагностику бизнес-процессов (далее — Чекап); представители компаний — клиентов и потенциальных клиентов Оператора.

4.2. Данные, которые пользователь сообщает сам, заполняя формы Сайта:

• имя (как к вам обращаться);
• номер телефона и/или адрес электронной почты; ник в Telegram, если пользователь его указал;
• название компании и/или адрес её сайта, отрасль, размер компании, роль (должность) пользователя в компании;
• содержание обращения: выбранная тема, текст сообщения, ответы на вопросы Чекапа (что мешает бизнесу, где ведутся сделки, откуда приходят заявки) и комментарии в свободной форме;
• факт и время согласия с Политикой и версия её текста; факт согласия на рассылку, если оно дано.

4.3. Данные, которые передаются автоматически при отправке формы:

• необратимый хеш (односторонний отпечаток) IP-адреса, вычисленный с секретной солью. Сам IP-адрес Оператором не сохраняется; хеш используется только для ограничения частоты отправок с одного адреса и защиты от автоматических отправок и не позволяет восстановить адрес;
• строка браузера (User-Agent);
• страница Сайта, с которой отправлена форма, адрес перехода на Сайт (реферер) и рекламные метки в адресе страницы (utm_source, utm_medium, utm_campaign и подобные);
• дата и время отправки.

4.4. Оператор не обрабатывает специальные категории персональных данных (о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни) и биометрические персональные данные. Просим не указывать такие сведения в полях свободного ввода.

4.5. Сайт предназначен для представителей бизнеса. Оператор не собирает намеренно данные лиц, не достигших 18 лет.

4.6. Пользователь отвечает за достоверность указанных сведений. Указывая данные третьих лиц (например, коллег), пользователь подтверждает, что вправе передать их Оператору.

5. Цели обработки

5.1. Персональные данные обрабатываются в следующих целях:

• ответ на обращение, консультация и обсуждение задачи пользователя;
• проведение бесплатной диагностики бизнес-процессов (Чекап) и подготовка её результатов;
• подготовка коммерческого предложения, заключение и исполнение договора;
• учёт обращений во внутренней системе Оператора: история взаимодействия, статус обращения, ответственный сотрудник, заметки;
• защита Сайта от спама и автоматических отправок, ограничение частоты запросов;
• анализ в обобщённом виде, какие каналы и рекламные кампании приводят обращения;
• направление информационных писем о решениях Оператора — только при наличии отдельного согласия;
• исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации.

5.2. Оператор не принимает на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия для субъекта или иным образом затрагивающих его права и законные интересы (статья 16 Закона).

5.3. Персональные данные не используются для целей, не совместимых с указанными выше.

6. Порядок и условия обработки

6.1. Обработка ведётся с использованием средств автоматизации (программное обеспечение Сайта и внутренняя система учёта обращений Оператора), а также без их использования — в переписке и переговорах.

6.2. С персональными данными совершаются действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

6.3. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (часть 5 статьи 18 Закона).

6.4. Доступ к персональным данным имеют только сотрудники Оператора, которым он необходим для выполнения обязанностей, и в необходимом для этого объёме. Вход во внутреннюю систему учёта возможен только по индивидуальным учётным записям; действия с обращениями протоколируются.

6.5. Оператор не размещает персональные данные пользователей в общедоступных источниках.

7. Передача данных третьим лицам

7.1. Оператор не продаёт персональные данные и не передаёт их третьим лицам для их собственных целей.

7.2. Для работы Сайта и обработки обращений Оператор поручает отдельные действия с данными следующим лицам (статья 6 часть 3 Закона), которым данные доступны только в необходимом объёме и с обязанностью соблюдать их конфиденциальность:

• хостинг-провайдер, на серверах которого размещены Сайт, база данных обращений и внутренняя система учёта (серверы на территории Российской Федерации);
• мессенджер Telegram (Telegram FZ-LLC / Telegram Messenger Inc.): уведомление о новом обращении — имя, компания, контакт, тема и содержание обращения — направляется сотрудникам Оператора в рабочий чат мессенджера, чтобы ответить быстрее. Серверы Telegram находятся за пределами Российской Федерации, поэтому такая передача является трансграничной (статья 12 Закона). Отправляя форму, пользователь даёт согласие на неё. Пользователь, который не хочет, чтобы его данные передавались таким способом, может обратиться к Оператору по электронной почте — в этом случае уведомление в мессенджер не направляется;
• сервис электронной почты — для переписки с пользователем и, при наличии отдельного согласия, рассылок;
• сервис веб-аналитики Яндекс Метрика (ООО «Яндекс», Российская Федерация) — обезличенные сведения о посещениях, см. раздел 10. Данные форм в него не передаются.

7.3. Персональные данные могут быть предоставлены уполномоченным государственным органам по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

7.4. Иная трансграничная передача персональных данных, кроме указанной в пункте 7.2, не осуществляется.

8. Сроки обработки и хранения

8.1. Персональные данные обрабатываются не дольше, чем этого требуют цели обработки: на время рассмотрения обращения и переговоров, а при заключении договора — в течение срока его действия и трёх лет после исполнения обязательств (общий срок исковой давности), если более длительный срок хранения отдельных документов не установлен законом (например, пять лет для первичных учётных документов).

8.2. Данные обращений, по которым договор не заключён, хранятся не более трёх лет с даты последнего взаимодействия с пользователем, после чего уничтожаются или обезличиваются.

8.3. При достижении целей обработки, отзыве согласия или по требованию субъекта персональные данные уничтожаются в срок, не превышающий тридцати дней (части 4 и 5 статьи 21 Закона), если иной срок не установлен договором или законом. После уничтожения запись об обращении сохраняется в обезличенном виде — без имени, контактов и содержания — только для статистики.

8.4. Технические данные (хеш IP-адреса, строка браузера, метки перехода) хранятся вместе с обращением и уничтожаются одновременно с ним.

8.5. Согласие на рассылку действует до его отзыва. После отзыва адрес исключается из списка получателей не позднее трёх рабочих дней.

9. Права субъекта персональных данных и как их реализовать

9.1. Пользователь вправе:

• получать сведения о том, обрабатывает ли Оператор его персональные данные, какие именно, в каких целях, кому они передавались, каковы сроки обработки (статья 14 Закона);
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполные, устаревшие, неточные, получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку персональных данных, а также отдельно — согласие на рассылку;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) или в суд (статья 17 Закона).

9.2. Для реализации прав направьте запрос на электронную почту hello@sotrix.tech с темой «Персональные данные» или письмом по адресу Оператора. В запросе укажите: имя и контакт, которые вы оставляли на Сайте; суть требования; сведения, подтверждающие ваше участие в отношениях с Оператором (например, дату обращения и компанию) — они нужны, чтобы не выдать ваши данные постороннему (часть 3 статьи 14 Закона).

9.3. Оператор рассматривает запрос и сообщает о принятых мерах в течение десяти рабочих дней с даты получения. Этот срок может быть продлён не более чем на пять рабочих дней, о чём субъект уведомляется с указанием причин (часть 1 статьи 20 Закона).

9.4. При отзыве согласия Оператор прекращает обработку и уничтожает данные в срок не позднее тридцати дней с даты получения отзыва (часть 5 статьи 21 Закона), кроме случаев, когда обработка может продолжаться без согласия по основаниям, предусмотренным Законом (например, для хранения документов по заключённому договору).

9.5. Отказаться от рассылки можно по ссылке в любом письме или письмом на почту Оператора.

10. Cookies, локальное хранилище и аналитика

10.1. Сайт не использует рекламные и сторонние трекеры и не ставит cookies для идентификации пользователя.

10.2. При прохождении Чекапа промежуточные ответы сохраняются в сессионном хранилище браузера пользователя (sessionStorage), чтобы не потерять их при перезагрузке страницы. Эти сведения не покидают устройство пользователя до отправки формы и удаляются при закрытии вкладки.

10.3. Для подсчёта посещений и оценки удобства Сайта Оператор использует сервис веб-аналитики Яндекс Метрика. Сервис собирает обезличенные технические сведения: страницы, время посещения, тип устройства и браузера, источник перехода, примерный регион по IP-адресу. Эти сведения не сопоставляются Оператором с данными форм и не позволяют Оператору установить личность пользователя. Условия обработки данных сервисом: yandex.ru/legal/confidential. Пользователь может отключить сбор данных Метрикой в настройках браузера или расширением Блокировщик Яндекс Метрики. При посещении Сайта показывается уведомление об использовании cookies.

11. Меры защиты персональных данных

11.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий (статьи 18.1 и 19 Закона), в том числе:

• передача данных между браузером пользователя, Сайтом и внутренней системой только по защищённому соединению (HTTPS/TLS);
• хранение вместо IP-адреса его необратимого хеша с секретной солью;
• ограничение частоты отправок и защита форм от автоматических отправок;
• разграничение доступа: индивидуальные учётные записи, роли, вход во внутреннюю систему только для сотрудников Оператора, протоколирование действий с обращениями;
• хранение паролей сотрудников только в виде необратимых хешей; секреты и ключи доступа — вне исходного кода;
• резервное копирование базы данных и ограничение срока хранения копий;
• назначение ответственного за организацию обработки, ознакомление сотрудников с Политикой и требованиями Закона;
• внутренний контроль соответствия обработки требованиям Закона и настоящей Политики.

11.2. При выявлении неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных Оператор уведомляет уполномоченный орган в сроки, установленные частью 3.1 статьи 21 Закона, и принимает меры для устранения последствий.

12. Изменение Политики

12.1. Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция вступает в силу с момента публикации на Сайте, если в ней не указано иное. Дата редакции указана в начале документа; версия текста согласия сохраняется вместе с каждым обращением, поэтому всегда можно установить, с какой редакцией соглашался пользователь.

12.2. Существенные изменения — новые цели обработки, новые получатели данных — не распространяются на данные, полученные ранее, без нового согласия пользователя, если иное не допускает Закон.

13. Заключительные положения

13.1. Вопросы по Политике и обработке персональных данных направляйте на hello@sotrix.tech. Оператор отвечает в рабочие дни в срок, установленный разделом 9.

13.2. К отношениям, связанным с обработкой персональных данных, применяется законодательство Российской Федерации.

13.3. Перевод Политики на английский язык на странице /en/privacy носит информационный характер. При расхождениях приоритет имеет текст на русском языке.